How the International College of Seville collects, uses and protects your personal information.
Thank you for choosing to be part of our community at the International College of Seville (“ICS”, “we”, “us” or “our”). We are committed to protecting your right to personal information and your right to privacy in accordance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and the Spanish Organic Law 3/2018 on the Protection of Personal Data and Guarantee of Digital Rights (LOPDGDD).
If you have any questions or concerns about our Privacy Notice, or our practices about your personal information, please contact us at admissions@ics-seville.org.
ICS’s lawful basis for collecting and processing your personal information includes any of the following:
The personal information we collect takes different forms. Examples include:
Sensitive Personal Information. ICS recognizes that certain laws require higher protection of sensitive personal information. We collect health and dietary information exclusively to ensure accurate placements in our Spanish homestays and to secure comprehensive local health insurance. We seek explicit consent to process this sensitive data.
As a Data Controller, ICS collects and processes personal data only as necessary to provide our programs and services to you.
ICS collects and processes your personal information to correspond with you prior to entering into a contractual relationship, to answer your questions, and to process your application. Furthermore, we use this data to enroll you in our programs located strictly in Seville. Your data is also processed to act as an intermediary with partner organizations and your home university, as our official U.S. credit transfers apply to any attending student from any university. We also use this information to keep a record of your academic achievements, coordinate your private Spanish homestay (whether immersive or shared), and provide you with health, safety, and cultural excursion support while participating in our programs.
ICS does not sell personal data. The provision of our programs requires us to process and share your personal information with carefully selected third-party partners to provide our services. This includes:
Under the GDPR and LOPDGDD, you maintain absolute control over your personal data. You reserve the right to:
To exercise these rights, please email admissions@ics-seville.org with the subject “Data Protection Rights”. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD) at www.aepd.es.
Because ICS bridges operations between Seville and North American institutions, we transfer academic and program data back to your home university. When personal information is transferred to servers outside the European Economic Area (EEA), we ensure it is protected by appropriate legal safeguards, utilizing Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission to guarantee your data remains protected to EU standards.
ICS retains personal data only for as long as a valid legal or operational purpose exists:
Once a retention period expires without a valid legal justification, the corresponding data is securely destroyed.
For further information or comments on our Privacy Notice, please contact ICS at the following address:
Última actualización: 26 de octubre de 2026
Esta información se aplica a las personas que solicitan información o presentan su candidatura para colaborar como familia anfitriona del International College of Seville (ICS), a través de nuestro formulario, correo electrónico, teléfono o el número de WhatsApp indicado en nuestros materiales de captación.
Este apartado complementa nuestra política general de privacidad y regula específicamente este proceso. Las disposiciones de la política general relativas a expedientes académicos, matrículas o comunicaciones de datos a universidades de origen no se aplican por ese solo motivo a las candidaturas de familias anfitrionas.
El responsable del tratamiento es International College of Seville, S.L., con domicilio en calle Porvenir, 15, 41013 Sevilla, España.
Para cualquier consulta sobre el tratamiento de tus datos o para ejercer tus derechos, puedes escribir a admissions@ics-seville.org, indicando en el asunto «Protección de datos — Familias anfitrionas», o dirigirte por escrito a la dirección postal indicada.
Utilizamos tus datos para atender tu interés en colaborar con ICS y gestionar tu candidatura. En concreto, para:
Presentar una solicitud es voluntario. No supone un compromiso de colaboración ni garantiza la incorporación a nuestra red de familias anfitrionas.
La solicitud no implica la suscripción a boletines ni autoriza el envío de publicidad ajena a este proceso.
Los datos proceden de la información que nos facilitas en el formulario o durante las comunicaciones relacionadas con tu candidatura.
Podemos tratar:
Solicitamos únicamente información pertinente para este proceso. En las preguntas sobre convivencia, describe el hogar de forma general, sin incluir nombres completos, documentos de identidad ni datos de contacto de otras personas. Evita facilitar información que permita identificar a menores.
La pregunta sobre alimentación se refiere a tu experiencia preparando comidas. No solicitamos diagnósticos ni información sobre tu salud o la de tu familia. No incluyas datos de salud, creencias religiosas u otra información sensible en los campos abiertos o mensajes.
El tratamiento de los datos necesarios para responder a tu interés, evaluar la candidatura y mantener las comunicaciones correspondientes se basa en la aplicación, a petición tuya, de medidas previas a una posible relación contractual, conforme al artículo 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos.
Esto permite a ICS realizar las gestiones necesarias para valorar una posible colaboración solicitada por ti, aunque finalmente no se llegue a formalizar.
Cuando una norma obligue a conservar o comunicar determinados datos, el tratamiento correspondiente se basará en el cumplimiento de esa obligación legal, conforme al artículo 6.1.c del Reglamento.
Si se propusiera un uso adicional que requiriese consentimiento, se solicitaría por separado, informando de su finalidad y de cómo retirarlo.
Los campos que el formulario exige para su envío se identifican con un asterisco. Los campos opcionales pueden dejarse en blanco.
La falta de información necesaria o la imposibilidad de aclararla puede impedir que evaluemos adecuadamente la candidatura o que avancemos en el proceso. Cuando resulte oportuno, el equipo podrá contactar contigo para completar o aclarar la información recibida.
Todas las candidaturas enviadas son revisadas personalmente por el equipo de ICS. Las respuestas a las preguntas sobre comidas, lavandería y limpieza no generan una exclusión automática. No adoptamos decisiones de aceptación o rechazo basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado.
El acceso a las candidaturas está limitado al personal autorizado de ICS que necesita la información para atender consultas, evaluar solicitudes o gestionar su seguimiento.
No compartimos las candidaturas con reclutadores externos, universidades o entidades colaboradoras para que participen en su selección.
También intervienen los proveedores tecnológicos necesarios para prestar los servicios utilizados. ICS utiliza su cuenta corporativa de Google Workspace, incluidos Google Forms, Google Sheets y Google Drive, para recoger, organizar y almacenar la información. El tratamiento de los datos de cliente por Google se rige por las condiciones contractuales aplicables y su Cloud Data Processing Addendum, aceptado por ICS.
Podremos comunicar datos a autoridades u organismos competentes cuando exista una obligación legal.
Si se formaliza una colaboración como familia anfitriona, se facilitará la información correspondiente a los tratamientos y comunicaciones adicionales necesarios para gestionar el alojamiento de estudiantes.
WhatsApp es un canal opcional para contactar con la dirección de alojamiento. También puedes utilizar el formulario o escribir a admissions@ics-seville.org.
Las conversaciones recibidas en el número anunciado son gestionadas por la persona responsable de alojamiento. ICS trata la información recibida para atender la consulta y, cuando corresponda, gestionar la candidatura conforme a las finalidades descritas en este aviso.
WhatsApp trata determinados datos relacionados con el uso de su servicio conforme a su propia política de privacidad. La elección de este canal no supone consentir usos adicionales de tus datos por ICS.
No envíes documentos de identidad, datos de salud ni información sensible por este medio. Puedes consultar las condiciones de tratamiento del servicio en la Política de privacidad de WhatsApp para la Región Europea.
El uso de Google Workspace y WhatsApp puede implicar tratamiento de información fuera del Espacio Económico Europeo, incluido Estados Unidos, según la infraestructura y las entidades que intervengan en la prestación de cada servicio.
Para Google Workspace, las condiciones de tratamiento aceptadas por ICS contemplan mecanismos para las transferencias internacionales, incluidas las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea cuando resulten aplicables y las decisiones de adecuación que cubran la transferencia.
Puedes consultar estas condiciones y sus garantías en el Cloud Data Processing Addendum de Google.
En el caso de WhatsApp, su política para la Región Europea explica el tratamiento internacional de datos y los mecanismos utilizados por el proveedor. El servicio ordinario de WhatsApp no debe confundirse con Google Workspace ni con los acuerdos específicos de WhatsApp Business.
Puedes solicitar a ICS información adicional sobre las transferencias relacionadas con tu candidatura y los medios para obtener una copia de las garantías aplicables escribiendo a admissions@ics-seville.org.
Conservaremos las candidaturas activas durante el tiempo necesario para su valoración y seguimiento, con un máximo de doce meses desde su presentación.
Si retiras tu candidatura o esta se cierra definitivamente antes de ese plazo, dejaremos de utilizar sus datos para la selección de familias desde ese momento.
Al finalizar la finalidad o el plazo de conservación, procederemos a su supresión. Cuando corresponda conforme a la legislación española, los datos quedarán bloqueados durante los plazos de prescripción de las responsabilidades aplicables. Durante ese periodo no podrán utilizarse para la actividad ordinaria de selección y solo podrán ponerse a disposición de las autoridades competentes en los supuestos legalmente previstos. Finalizado el periodo de bloqueo, se destruirán.
Si se formaliza una colaboración, se conservarán los datos necesarios para gestionar esa relación y cumplir las obligaciones que le correspondan, conforme a la información de privacidad aplicable a esa nueva fase.
Este criterio de conservación se aplica a los registros de candidatura bajo el control de ICS, incluidas las respuestas del formulario, las hojas de seguimiento y las comunicaciones relacionadas con la solicitud.
Las consultas que no den lugar a una candidatura se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para atenderlas, sin perjuicio del bloqueo que legalmente corresponda.
En los supuestos previstos por la normativa, puedes ejercer los derechos de:
Si un tratamiento se basa en tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.
Para ejercer tus derechos, escribe a admissions@ics-seville.org o a International College of Seville, S.L., calle Porvenir, 15, 41013 Sevilla, España, indicando tu solicitud y la información necesaria para localizar tu candidatura. Si existen dudas razonables sobre tu identidad, podremos solicitar información adicional proporcionada para verificarla.
Responderemos dentro de los plazos establecidos por la normativa.
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de su sitio web, especialmente si consideras que el tratamiento de tus datos vulnera tus derechos.
Actualizaremos esta información cuando sea necesario para reflejar cambios en el proceso o en los tratamientos realizados. La fecha de actualización aparecerá al principio del apartado.
Si se prevé utilizar los datos para una finalidad diferente de aquella para la que se recogieron, facilitaremos previamente la información correspondiente y estableceremos la base jurídica necesaria.